Sådan laver I et budget for jeres ejerforening

Et velfungerende budget er rygraden i enhver sund ejerforening. Uden et gennemtænkt budget risikerer I at stå med uventede udgifter, utilstrækkelige reserver og utilfredse ejere. I denne artikel gennemgår vi trin for trin, hvordan I udarbejder et solidt budget, der holder foreningens økonomi på rette kurs.

Hvad er formålet med et ejerforeningsbudget?

Budgettet er foreningens finansielle køreplan for det kommende år. Det viser, hvilke udgifter I forventer, og hvilke bidrag der er nødvendige for at dække dem. For bestyrelsesmedlemmer handler det ikke blot om at holde regnskabet i balance. Det handler om at sikre, at ejendommen vedligeholdes forsvarligt, og at ejerne kan forudse deres udgifter.

Ifølge ejerlejlighedsloven skal ejerforeningens budget godkendes på generalforsamlingen, inden det nye regnskabsår begynder. Det betyder, at I skal have budgettet klar i god tid, så ejerne kan gennemgå det og stille spørgsmål.

Start med de faste udgifter

Første trin er at kortlægge alle faste, kendte udgifter. Det er de poster, der kommer uanset hvad, og som I kan forudsige med relativt stor sikkerhed.

Typiske faste udgifter i en ejerforening:

Forsikringer: En bygningsforsikring for en mellemstor ejendom med 20 lejligheder koster typisk mellem 40.000 og 80.000 kr. om året afhængigt af ejendommens alder, stand og beliggenhed.

Administration: Bruger I et administrationsselskab, kan prisen ligge på 1.500 til 3.000 kr. pr. lejlighed om året. For en forening med 20 lejligheder svarer det til 30.000 til 60.000 kr. årligt.

Ejendomsskat og afgifter: Grundskyld og dækningsafgift varierer efter kommunen og ejendommens vurdering. Tjek den seneste opkrævning fra kommunen og skriv det eksakte beløb ind.

Fællesudgifter til el, vand og varme: Opgøres bedst ud fra de seneste to til tre års forbrug. Husk at tage højde for eventuelle prisstigninger.

Vicevært og rengøring: En deltidsansat vicevært koster typisk 80.000 til 150.000 kr. om året inklusive sociale omkostninger. Ekstern rengøring af trapper og fællesarealer kan ligge på 20.000 til 40.000 kr.

Vedligeholdelse og planlagte arbejder

Her begår mange bestyrelser en klassisk fejl: De undervurderer vedligeholdelsesudgifterne. Det kan føre til, at I enten løber tør for midler midt i et projekt eller tvinges til at opkræve ekstraordinære bidrag fra ejerne.

Del vedligeholdelse op i to kategorier:

Løbende vedligeholdelse dækker mindre, gentagne opgaver som udskiftning af glødepærer i fællesarealer, smøring af låse, reparation af brevkasser og lignende. Sæt et realistisk beløb af, gerne baseret på hvad I brugte de foregående år. For en mindre ejendom med ti lejligheder kan det dreje sig om 15.000 til 30.000 kr.

Planlagte arbejder er de større projekter, I ved kommer. Måske skal taget renoveres om tre år, facaden males om fem år, eller elevatoren have en større service. Her hjælper en vedligeholdelsesplanen enormt. En professionel tilstandsrapport koster typisk 5.000 til 15.000 kr. men kan spare jer for meget dyrere overraskelser.

Eksempel: Skal ejendommens tag renoveres om fire år til en forventet pris af 600.000 kr., bør I hensætte 150.000 kr. om året allerede nu.

Hensættelser til vedligeholdelseskontoen

Mange ejerforeninger opretter en særskilt vedligeholdelseskonto eller reservefond. Det er ikke et lovkrav i Danmark, men det er god praksis og anbefales af Ejerlejlighedernes Landsorganisation (ELO).

Hensættelsernes størrelse afhænger af ejendommens alder og stand. En tommelfingerregel er at hensætte 50 til 150 kr. pr. kvadratmeter om året. For en ejendom på 1.500 m² svarer det til 75.000 til 225.000 kr. om året.

Jo ældre ejendommen er, jo vigtigere er det med solide hensættelser. En ejendom fra 1960erne har andre vedligeholdelsesbehov end en fra 2010erne.

Beregn de nødvendige bidrag

Når I har opgjort alle udgifter og hensættelser, kan I beregne, hvad den enkelte ejer skal betale. Bidraget fordeles typisk efter den ejerandel, som fremgår af ejendommens vedtægterne og det tinglyste dokument om fordelingstal.

Eksempel på simpel beregning:

Samlede årlige udgifter og hensættelser: 500.000 kr. Antal lejligheder: 20 med ens fordelingstal Bidrag pr. lejlighed: 25.000 kr. om året eller ca. 2.083 kr. om måneden

Husk at holde bidragene stabile over tid. Ejerne sætter pris på forudsigelighed, og store udsving fra år til år kan skabe uro på generalforsamlingen.

Tidslinje og godkendelse

En god tommelfingerregel er at have udkastet til budget klar senest to måneder, før regnskabsåret begynder. Bruger I kalenderåret, det vil sige januar til december, bør budgettet ligge klar i november og sendes ud til ejerne mindst fire uger inden generalforsamlingen.

Ifølge normalvedtægten for ejerforeninger skal indkaldelse til generalforsamling ske med mindst otte dages varsel, men mange vedtægter kræver 14 dage. Tjek jeres egne vedtægter for de præcise frister.

Budgettet skal præsenteres på generalforsamlingen og godkendes med simpelt flertal. Sørg for at have bilag og beregninger klar, så I kan svare på spørgsmål fra ejerne.

Undgå disse typiske fejl

Mange bestyrelser gentager de samme fejl år efter år. Her er de mest almindelige:

Kopiering af sidste års budget uden justering for prisudvikling er problematisk. Byggepriserne og servicepriserne stiger typisk med to til fem procent om året.

Glemte poster som revisionshonorar, generalforsamlingsomkostninger og bankgebyrer hober sig op og kan samlet udgøre 10.000 til 20.000 kr.

Manglende buffer er en anden faldgrube. Sæt altid fem til ti procent af de samlede udgifter af som uforudsete udgifter. Det giver luft til uventede reparationer.

Eksempel på et årsbudget for en ejerforening

Et godt budget giver overblik og forebygger overraskelser. Her er et typisk eksempel for en mellemstor forening:

Budgettet bør godkendes på den ordinære generalforsamling og revideres af en uafhængig revisor.

Sådan kan Ottica hjælpe

At udarbejde et præcist og lovmedholdigt budget kræver tid, overblik og erfaring. Det er her, Ottica kan gøre en forskel:

• **Budgetudarbejdelse

Ofte stillede spørgsmål

Hvornår skal budgettet vedtages?

Budgettet for det kommende regnskabsår vedtages normalt på den ordinære generalforsamling. Bestyrelsen udarbejder forslaget i samarbejde med administrator og revisor og udsender det sammen med indkaldelsen.

Hvad gør vi, hvis budgettet overskrides?

Bestyrelsen bør løbende følge op på forbruget via bankafstemning. Ved væsentlige overskridelser kan det være nødvendigt at indkalde til ekstraordinær generalforsamling og justere fællesbidraget.

Skal der budgetteres med hensættelser?

Ja. Hensættelser til vedligeholdelse er afgørende for at undgå store ekstraordinære opkrævninger. Beløbet bør baseres på foreningens vedligeholdelsesplan.