Hensættelser til vedligeholdelse: hvor meget skal I spare op?

Som bestyrelsesmedlem i en ejerforening bærer du et ansvar, der rækker langt ud over de løbende driftsopgaver. En af de vigtigste og oftest undervurderede opgaver er at sikre, at foreningen løbende sætter penge til side til fremtidig vedligeholdelse. Hensættelser til vedligeholdelse er ikke blot god praksis, det er en forudsætning for foreningens økonomiske sundhed og for at undgå ubehagelige overraskelser for ejerne.

Hvad er hensættelser, og hvorfor er de vigtige?

Hensættelser til vedligeholdelse er beløb, som ejerforeningen løbende reserverer i budgettet til fremtidige vedligeholdelsesarbejder. Formålet er at fordele omkostningerne jævnt over tid, så store udgifter ikke rammer ejerne som et pludseligt chok i form af ekstraordinære bidrag.

Forestil dig, at foreningens tag skal udskiftes om 15 år til en forventet pris af 1.200.000 kr. Hvis foreningen begynder at hensætte fra dag ét, svarer det til 80.000 kr. om året eller knap 6.700 kr. om måneden. Fordeles det på 20 lejligheder, taler vi om 400 kr. pr. lejlighed pr. måned, et overkommeligt beløb. Venter foreningen derimod til tre år før udskiftningen, skal der pludselig spares 400.000 kr. om året, hvilket svarer til 2.000 kr. pr. lejlighed om måneden. Forskellen er markant.

Lovgivningens krav til ejerforeninger

Ejerforeningsloven (lovbekendtgørelse nr. 1521 af 12. november 2020) stiller krav om, at ejerforeninger skal udarbejde et budget, der sikrer en forsvarlig økonomisk drift. Loven kræver ikke et specifikt minimumsbeløb for hensættelser, men den forpligter bestyrelsen til at handle ansvarligt på vegne af ejerne.

Fra 1. januar 2021 trådte skærpede krav om vedligeholdelsesplaner i kraft for ejerforeninger med mere end seks enheder. Foreningen skal udarbejde og vedligeholde en flerårig vedligeholdelsesplan, der danner grundlag for de løbende hensættelser. Planen skal gennemgås og opdateres regelmæssigt, typisk hvert femte år eller ved væsentlige ændringer i bygningens tilstand.

Realkreditinstitutter og banker lægger desuden stigende vægt på vedligeholdelsesplaner og hensættelsesniveauer, når de vurderer foreningens kreditværdighed. En solid hensættelsespolitik kan derfor også have direkte indflydelse på ejernes lånevilkår.

Hvad skal der typisk hensættes til?

En god vedligeholdelsesplan kortlægger alle væsentlige bygningsdele og estimerer deres restlevetid og udskiftningspris. De mest almindelige poster i danske ejerforeninger inkluderer:

Tag og tagkonstruktion: Et typisk tegltag har en levetid på 50 til 80 år. Udskiftning af et tag på en gennemsnitlig ejendom koster mellem 800.000 og 2.500.000 kr. afhængigt af størrelse og materialevalg.

Facaderenovering: Malerbehandling eller pudsrenovering af en facade koster typisk 500.000 til 1.500.000 kr. og bør gentages hvert 15. til 20. år.

Vinduer og døre: Udskiftning af alle vinduer i en ejendom med 20 lejligheder kan beløbe sig til 600.000 til 1.000.000 kr. Levetiden er normalt 30 til 40 år for trævinduer og 40 til 50 år for kvalitetsvinduer i aluminium eller træ-alu.

Fællesinstallationer: Vand- og varmeinstallationer, elevatorer og ventilationsanlæg har varierende levetider. En elevator koster typisk 300.000 til 600.000 kr. at udskifte og bør serviceres regelmæssigt.

Kælder og fundament: Fugtproblemer og fundamentsgennemgange kan hurtigt løbe op i betragtelige summer, hvis de ikke opdages tidligt.

Hvor meget bør I hensætte?

Der findes ingen universel formel, men en tommelfingerregel i branchen er, at ejerforeninger bør hensætte 1 til 1,5 procent af ejendommens forsikringssum eller genopførelsesværdi om året. For en ejendom med en genopførelsesværdi på 20.000.000 kr. svarer det til 200.000 til 300.000 kr. om året.

En mere præcis metode tager udgangspunkt i den konkrete vedligeholdelsesplan. Her opgøres alle kommende arbejder, estimeres priser og tidsfrister, og det samlede beløb fordeles over de resterende år. Denne metode kræver mere arbejde, men giver et langt mere retvisende billede af foreningens faktiske behov.

Mange foreninger bruger en tilstandsrapport udarbejdet af en bygningssagkyndig som udgangspunkt. En sådan rapport koster typisk 15.000 til 40.000 kr. afhængigt af ejendommens størrelse, men er en god investering, der kan spare langt større beløb på sigt.

Faldgruber bestyrelsen skal undgå

En af de hyppigste fejl er, at bestyrelsen fastsætter hensættelsesniveauet ud fra, hvad der politisk er muligt at få igennem på generalforsamlingen, frem for hvad bygningen faktisk kræver. Det er forståeligt, men det er ikke ansvarligt.

En anden faldgrube er at glemme at pristalsregulere hensættelserne. Byggeomkostningerne stiger år for år, og en vedligeholdelsesplan fra 2015 er langt fra retvisende i dag. Byggeomkostningsindekset er steget markant i de seneste år, og det bør afspejle sig i foreningens budgetter.

Endelig er det en fejl at betragte hensættelserne som en spare opsparing, der aldrig rykkes. Midlerne skal bruges, når behovet opstår, og bestyrelsen skal ikke holde igen på nødvendige arbejder blot fordi det tærer på reservefonden.

Sådan dokumenterer og kommunikerer bestyrelsen beslutningerne

Bestyrelsen bør dokumentere grundlaget for de fastsatte hensættelsesniveauer i referater og budgetnotater. Ejerne har krav på indsigt i, hvordan bestyrelsen administrerer foreningens midler, og en transparent kommunikation styrker tilliden og gør det lettere at få opbakning til de nødvendige bidragsniveauer.

På den årlige ordinære generalforsamling, som typisk afholdes inden udgangen af april måned i henhold til vedtægterne, fremlægges budgettet inklusive hensættelser til godkendelse. Det er her bestyrelsen har mulighed for at forklare og begrunde niveauet, gerne med visuelle illustrationer af vedligeholdelsesplanens tidslinje og de tilhørende omkostninger.

Sådan kan Ottica hjælpe

Ottica arbejder med ejerforeninger i hele Danmark og har bred erfaring med at understøtte bestyrelsers arbejde med